TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Power Fit Vantaa (Ironhill Oy, Y-tunnus: 3363746-2)

Yhteyshenkilö: Johannes Tuomi

Verkkosivuston osoite: https://powerfitvantaa.fi

Puhelin: +358 45 266 3592

Postiosoite: Tikkurilantie 109, 01300 Vantaa

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Keräämme, säilytämme ja käytämme asiakkaitamme koskevia tietoja tuottaaksemme asiakkaillemme mahdollisimman hyviä palveluita ja täyttääksemme mahdolliset sopimusvelvoitteemme.

Peruste tietojen käsittelylle on joko asiakassuhteeseen perustuva asiakassopimus tai oikeutettu etu.

Yritysten ja muiden organisaatioiden edustajien tietoja voidaan käyttää markkinointiin tavoilla, jotka on yleisesti katsottu rekisterinpitäjien oikeutetuksi eduksi. Yksityishenkilöiden tietoja voidaan käyttää markkinointiin, mikäli asiakas on antanut siihen suostumuksen. Rekisteröidyllä on kaikissa tapauksissa oikeus kieltää tietojensa käyttö sähköiseen suoramarkkinointiin.

Ellei laista muuta johdu, emme luovuta henkilötietojasi ilman suostumustasi kolmansille osapuolille muussa kuin alla kuvatuissa tarkoituksissa.

Henkilötiedon käsittelijät

Power Fit Vantaa (Ironhill Oy) käyttää seuraavia alihankkijoita henkilötietojensa käsittelijöinä: Cubemanager Oy, Elisa Oyj, Sergel ja Taloushallinta Uniikki Oy.

Rekisterin tietosisältö ja oikeusperuste

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: jäsennumero, nimi, henkilötunnus, alle 18-vuotiaan huoltajan nimi ja allekirjoitus, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen tai tehdyn sopimuksen täytäntöönpanoon tarvittavan ajan. Perustellusta syystä henkilötietoja voidaan säilyttää tätä pidempään arkistointitarkoituksessa (esimerkiksi sopimukset ja laskutus).

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Evästeiden käytöstä kerrotaan tarkemmin erikseen kohdassa evästeet.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri syntyy asiakkailta saaduista tiedoista. Tietoja saadaan Power Fit Vantaan ylläpitämien verkkosivujen (mm. powerfitvantaa.fi ja powerfit.cubemanager.fi) kautta, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimusten kautta, asiakastapaamisissa ja muissa tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden edustajien tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta. Tietoja voidaan saada myös hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Tietojen luovutukset ja vastaanottajat

Tietoja voidaan luovuttaa mahdollisille alihankkijoille tai sopimuskumppaneille. Tietoja ei luovuteta muille ulkopuolisille ilman asiakkaan erillistä lupaa, ellei laki muuta edellytä.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyen tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tahoille (esim. pilvipalvelut), jotka ovat sitoutuneet noudattamaan yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia tavoilla, joilla varmistetaan riittävä tietosuoja henkilötietojen käsittelylle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Power Fit Vantaa huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien ylläpitotunnuksia ja muita palvelun turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Asiakasrekisteri on tallennettu AWS pilvipalveluun, joka sijaitsee ISO 27001-sertifioidussa datakeskuksessa Suomessa. Rekisterin tietoihin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä.

Asiakasrekisterin käyttö työnantajan ohjelmistossa edellyttää aina salasanoin tapahtuvaa tunnistautumista. Tietoliikenne on suojattu asianmukaisin teknisin järjestelmin (mm. palomuurit ja salausprotokollat).

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä sekä henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n tietosuoja-asetusten mukaiset oikeudet, kuten oikeus kieltää henkilötietojen käyttö sähköiseen suoramarkkinointiin sekä oikeus henkilötietojen käytön rajoittamiseen yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä erityistilanteissa.

Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua tai poistamista, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Kirjanpitoaineistosta asiakastietoja ei poisteta, koska kirjanpitolaki edellyttää tietojen säilyttämistä.

Aineisto säilytetään kirjanpitolain luku 2 § 10 mukaan.

”Jollei muualla laissa ole säädetty pitempää määräaikaa säilyttämiselle, tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin 1 momentissa mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt siten, että 6, 7 ja 9 §:n vaatimukset täyttyvät.”

Tarkistus- ja oikaisupyynnöt tehdään rekisterinpitäjälle. Yhteystiedot ovat yllä kohdassa ”Rekisterinpitäjä”.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen, koska tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille, jos hän katsoo, että hänen oikeuksiaan on loukattu. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot ja tarvittavat lomakkeet löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi.